Excel in pillole: FORMATTAZIONE CONDIZIONALE

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Category: PC in pillole

Published on Thursday, 20 October 2011 08:47

Written by Alessandra

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Può essere necessaria, in un foglio di lavoro, l’evidenziazione di alcune celle che contengono determinati contenuti, rispetto ad altre, al fine di dare un maggiore risalto visivo a quei dati.

Excel 2003 utilizza a questo scopo, il comando “formattazione condizionale” dal menu “formato”:

• - Selezionare l’intervallo di celle, la colonna o la riga su cui applicare la formattazione condizionale;
• - Selezionare il menu “formato”, ed il comando “formattazione condizionale”;
• - Selezionare la formattazione da applicare quando il valore della cella soddisfa la condizione o quando la formula indicata restituisce il valore “vero”:
• la casella “il valore della cella è” deve rimanere inalterato, ma nella casella accanto si possono scegliere le condizioni (p.es. “uguale a”) e inserire poi accanto il valore, il testo, la formula;
• il pulsante “formato” può indicare lo stile da applicare al testo (p.es. grassetto o corsivo) o il colore che evidenzierà le celle;
• - Per aggiungere un’ulteriore condizione, scegliere “Aggiungi” e ripetere i passaggi precedenti.

Excel 2007 ha il pulsante “Formattazione condizionale”, e il comando “Regole evidenziazione celle” nel relativo menu a tendina:

• - Selezionare l’intervallo di celle, la colonna o la riga interessate dalla formattazione condizionale;
• - Selezionare il pulsante “formattazione condizionale”, il comando “regole evidenziazione celle”, e la condizione da evidenziare nel secondo menu a tendina;
• Scegliere la formattazione che si vuole applicare (utilizzando le formattazioni suggerite, oppure il comando “formato personalizzato” e selezionare dalla nuova finestra le formattazioni che si vogliono applicare).

Excel in pillole: CONVALIDA DATI

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Category: PC in pillole

Published on Tuesday, 18 October 2011 16:35

Written by Alessandra

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La validazione è un ottimo strumento per impedire l'immissione di dati non congruenti in un intervallo di celle: è possibile convalidare numeri, data e ora, elenchi di voci definite dall'utente (in quest'ultimo caso, l'utente dovrà creare l'elenco in un intervallo di celle, in colonna o in riga ma comunque senza lasciare celle vuote, che si trovano in un'altra posizione, p.es. in un altro foglio di lavoro, nella cartella di lavoro corrente,).

Per Excel 2003 bisogna selezionare la cella o l'intervallo di celle in cui si desidera inserire l'elenco a discesa, e selezionare "Convalida" dal menu "Dati".

Per Excel 2007, dopo aver selezionato la cella o l'intervallo di celle, selezionare "Convalida dati" nel gruppo "Strumenti dati" della scheda "Dati".

Nel caso di elenco a discesa di voci definite dall'utente, si seleziona il criterio "Elenco" dalla casella "Consenti" della finestra che si aprirà, e nella casella "Origine" selezionare l'intervallo di celle che contiene l'elenco delle voci già creato dall'utente.

Nel caso in cui nell'intervallo di celle vadano inseriti dei numeri, è possibile anche definirne l'intervallo, inserendo il valore minimo ed il valore massimo nelle caselle apposite, dopo aver selezionato "Numero intero" nella casella "Consenti".

E' altresì possibile inserire un "Messaggio di input", ed un "Messaggio di errore": il primo, nella seconda scheda della finestra di convalida, è un messaggio - con titolo - che verrà mostrato muovendosi col cursore sull'intervallo di celle oggetto della convalida; il secondo può servire a spiegare il tipo di errore commesso nell'introduzione dei dati. Entrambi possono essere personalizzati dall'utente.

Una volta creata la convalida dati, e gli eventuali messaggi di input e di errore, cliccare su OK all'interno della finestra di convalida, e procedere con l'inserimento dei dati.

Access in pillole:IMPORTAZIONE FILES

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Category: PC in pillole

Published on Tuesday, 18 October 2011 16:36

Written by Alessandra

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Come importare un foglio elettronico (.xls), un file di testo (.txt, .csv), XML, tabelle di un database esistente, all’interno di un database. 

Per quanto riguarda gli oggetti di altri database (tabelle, query, report, maschere, macro), si possono importare in modo praticamente automatico. Per le tabelle si può anche scegliere se importarne la sola struttura, selezionando l’opzione “Solo definizione” nella finestra di dialogo “Importa oggetti”. 

Utilizzando Access 2003: menu “File”, scegliere “Carica dati esterni” e “Importa”, selezionare il tipo di file dalla finestra di dialogo che si apre, e sfogliare le cartelle per individuare il file da importare. Proseguire poi facilmente con la procedura guidata. 

Utilizzando Access 2007: selezionare nel gruppo “Importa” della scheda “Dati esterni” della barra multifunzione, il pulsante relativo all’applicazione d’origine della tabella che si vuole importare, poi selezionare “Importa dati di origine in una nuova tabella nel database corrente” e proseguire. 

Per importare un file di testo: “Importazione guidata file di testo”; selezionare il file di testo; selezionare l’opzione “Intestazione di colonne nella prima riga”; proseguire fino alla scelta di assegnare eventualmente la chiave primaria; assegnare il nome alla tabella.

PowerPoint in pillole: USARE I DIAGRAMMI

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Category: PC in pillole

Published on Tuesday, 18 October 2011 16:34

Written by Alessandra

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In una presentazione, sia essa a video, sia in stampa, l'uso di diagrammi a supporto del discorso del relatore è utile per rendere più intuitiva la comprensione dell'argomento in esame.

Naturalmente esistono diversi tipi di diagrammi tra i quali scegliere quello più adatto alle proprie esigenze:

- su PowerPoint 2003 selezionare il menu Inserisci, comando Diagramma, e scegliere il tipo di diagramma nella finestra di dialogo che si aprirà.

- su PowerPoint 2007 selezionare la scheda Inserisci, all'interno della quale attivare il pulsante SmartArt dal gruppo Illustrazioni, per scegliere il tipo di diagramma che si vuole utilizzare.

Un diagramma di flusso è possibile poi crearlo integralmente, attraverso i menu Forme (Disegno -> Forme, sulla barra degli strumenti Disegno, per PowerPoint 2003; menu Inserisci -> gruppo Illustrazioni -> pulsante Forme, per PowerPoint 2007); tra le forme in elenco si possono scegliere quelle tipiche dei diagrammi di flusso ed i connettori necessari a collegare gli oggetti tra loro. I connettori infatti restano ancorati agli oggetti stessi quando questi vengono spostati per esigenze di immagine.